CRM v Notion

Návod pro vytvoření jednoduchého CRM systému v platformě Notion bez znalosti programování.

Pokud potřebujete jen jednoduchý CRM na evidenci klientů, Notion může být zajímavá alternativa k dedikovaným CRM systémům. Proč zrovna Notion? Protože tato platforma umožňuje používání tzv. databází, aniž byste museli umět programovat. Z podobného důvodu je možné udělat z Notion také systém pro projektový management.

Databáze v Notion

Databáze v Notion jsou mocným nástrojem, který tuto aplikaci posunuje mnohem dále, než je pouhá aplikace pro poznámky a úkoly. Prakticky to vypadá tak, že založíte datovou tabulku (database), nastavíte její strukturu (sloupečky) a můžete přidávat data. Koncepce práce s databází se podobá systému AirTable.

Databázi pak můžete použít na různých stránkách pomocí různých zobrazení (View). Takže na jedné stránce můžete vložit tabulkový náhled základních údajů z databáze a na jiné stránce můžete použít stejnou databázi třeba ve formě kartiček (Kanban). V databázi je celý záznam, ale v náhledech můžete použít jen některé sloupečky.

Jak přidat databázi

Databáze se v Notion přidává stejně jako ostatní prvky – pomocí lomítka nebo kliknutím na ikonu + v prázdném řádku přidáte nový blok ze sekce Database – např. náhled typu „Table view“. V druhém kroku pak vyberete datový zdroj této tabulky – výběrem možnosti „+ New database“ si vytvoříte novou:

Nejprve zadáte její název místo Untitled, např. Companies.  Nová tabulka už má přednastavené sloupečky Název a Tags, tedy název a tagy. V záhlaví tabulky je pak v posledním sloupečku „+“, pomocí kterého se přidávají nové sloupce (New property). U každého sloupce nejprve nadefinujete jeho typ (nejčastěji jde o text, číslo, položka ze seznamu, datum a mnoho dalších.

Perfektní jsou typy Select a Multi-select, které umožňují nadefinovat si rozevírací seznamy a číselníky. Zajímavý je také typ Status, který lze sice vytvořit také pomocí Select, ale u stavu máme možnost ještě doladit, které z možností jsou v přípravě (to-do), aktivní (in progress) a které jsou zavřené (complete).

Jednotlivé tabulky lze propojovat – vedle tabulky Firmy si můžete založit třeba samostatnou tabulku Kontakty a u firmy můžete použít místo textového políčka Kontakt vložit typ Relation (relace), což je odkaz do tabulky Kontakty, tím se obě tabulky navzájem propojí.

No a nyní je již na Vás, jak komplexní má být toto CRM a co je jeho účelem. Pokud má sloužit především jako adresář firem, pak bych začal právě od tabulky Firmy a na ní pak navázal v případě potřeby tabulku Kontakty. V dalším kroku pak vytvořit další tabulku Deals, která bude obsahovat obchodní případy a pomocí relací bude napojená na tabulky Firmy a Kontakty, atd.

Notion také obsahuje tržiště šablon a již hotová CRM řešení jsou tam také, zdarma i placená.