Todoist – digitální správce úkolů pro každého

Todoist je aplikace pro správu úkolů na různých platformách – pro web, Android, Windows, iOS a další. Velkou popularitu získala především díky své uživatelské přívětivosti – zadávání i správa úkolů jsou velmi jednoduché a intuitivní.

Nejlepší je na Todoistu je jednoduchost – vše co je potřeba pro správu úkolů je hned po ruce – inbox, dnešní úkoly, nadcházející úkoly, filtry i projekty. Vše je dobře promyšlené pro rychlou práci a v kombinaci s přehledným minimalistickým designem je radost s aplikací pracovat.

Todoist za dobu své existence prošel vývojem a tak poskytuje i pokročilé možnosti při správě úkolů a projektů. U většiny oblíbených systémů časem nastane situace, kdy se s nabalujícími novými funkcemi stává produkt hůře použitelný a složitější. To se v případě Todoistu neděje a ačkoliv nové funkce také přibývají, tak autoři stále myslí na základní myšlenku  jednoduchosti v používání.

Hlavní přednosti Todoist

+ jednoduché ovládání – běžné akce provedete velmi snadno a rychle
+ opakované úkoly lze zadávat a přeplánovat velmi snadno
+ vzhled – povedený, přehledný
+ dlouhodobě velmi aktivní vývoj
+ online aplikace – automatická synchronizace napříč různými zařízeními
+ praktický přehled úkolů na úvodní stránce
+ inteligentní přesouvání opožděných úkolů
+ Gamifikace Karma, za splněné úkoly získáváte body
+ přehledné rozdělení do projektů a podprojektů
+ funkce pro pokročilé – filtry, sdílení v týmu, notifikace podle data a aktuálního místa

Jak funguje Todoist

Základním prvkem Todoistu je úkol. Přidáte ho pomocí tlačítka + a zadáte:

• Název – takto se bude zobrazovat v seznamu úkolů
• Popis – tedy dodatečné informace k úkolu, obvykle delší text s podrobnějším vysvětlením
• Termín splnění úkolu
• Priorita úkolu (červená 1, žlutá 2, modrá 3, bez barvy 4
• Projekt – úkoly lze třídit do projektů. Pokud žádný nezadáte, bude zařazen do univerzální Schránky (Inbox). Projektům lze přiřazovat různé barvy, které pak pomáhají snadnější orientaci.
• Štítek (label) – každému úkolu můžete přidávat štítky, podle kterých pak lze vyhledávat a filtrovat
• Upozornění (reminder) – můžete si nastavit čas, kdy Vám má Todoist úkol připomenout. Dokonce lze také nastavit místo, kde Vám má mobil úkol připomenout, když se v něm nacházíte – např. když pojedu z mého města do Prahy, chci aby mi aplikace připomněla, že se mám stavit v Ikea koupit poličku. Tato funkce je jen v placené verzi.

Protože často není čas zabývat se komplexní definici úkolu, pro založení proto stačí jen zadat Název a uložit – Todoist ho zařadí do Schránky s termínem Dnes, kde ho pak můžete najít a doplnit detaily, pokud je to třeba.

Členění do projektů je velmi užitečné a lze používat jakékoliv členění. Zde je příklad těch nejuniverzálnějších:

• Práce
• Osobní
• Rodina
• Finance
• Webové stránky
• Přečíst
• Nápady k realizaci
• Dárky
• A podobně …

Ke každému úkolu je možné přidat také dílčí úkol (subtask) – jde o stejný typ dat, jen je podřízený jinému úkolu.

Jednotlivé úkoly lze také komentovat – což se hodí především u týmové práce, ale někdy komentáře používám i sám, když postupně doplňuji průběh úkolu.

Již jsem zmínil možnost nastavit termín dokončení úkolu. Kromě kalendáře se zobrazí rychlé možnosti:

• Dnes
• Zítra
• Později tento týden
• Tento víkend
• Příští týden
• Bez data

Pokud se založí úkol bez data dokončení, nezobrazuje se v úvodním přehledu, ale až po kliknutí do projektu, ve kterém se nachází, případně ve Schránce.

Opakované úkoly

Todoist jako jeden z prvních organizérů přišel s funkcí opakovaného dokončení úkolů – to jsou ty, které děláte pravidelně, například každý 4. den v měsíci předáte podklady účetním za minulý měsíc, každou sobotu uklízíte byt, každé ráno v 7:30 si zacvičíte atd. Aby uživatel nemusel po každém splnění zakládat úkol znovu, můžete místo data dokončení napsat pokyn pro opakování. Zde je pár příkladů (bohužel zde Todoist nepodporuje češtinu, ale to asi nebude problém):

• every day: každý den
• every 4: každý 4. den v měsíci
• every 5,10,15,20: každý pátý a desátý a patnáctý a dvacátý den v měsíci
• every 1 workday: každý první pracovní den v měsíci
• every day starting from tomorrow: každý den počínaje zítřkem
• every second monday: každé druhé pondělí

Lze přidat také časy a další specifikace. Místo slova „every“ lze napsat jen „ev“.

Poté, co úkol označíte jako dokončený, tak nezmizí jako jednorázové úkoly, ale přesune se do následujícího data ukončení, přeplánuje se třeba do příštího měsíce a zde je opět jako nedokončený. Super užitečná funkce.

 

Přehled úkolů, splnění úkolu a opožděné úkoly

Při startu Todoistu se Vám nejprve zobrazí hlavní přehled úkolů, který obsahuje úkoly seřazené chronologicky – nejprve ty opožděné, pak dnešní a níže pak blízkou budoucnost.

Úkoly se v daném dni řadí podle  priority, ale můžete je řadit i manuálně – podržíte danou kartu a přetáhnete ji na jiné místo v rámci dne, případně i do jiného dne, velmi jednoduché a pohodlné.

Když na úkol kliknete, zobrazí se detaily a můžete provádět úpravy – měnit texty, termíny, přesunout do jiného projektu, přidat tagy, komentovat, atd.

Splnění úkolu: Když úkol splníte, stačí u něj v seznamu zašktnout checkbox a úkol se zarchivuje jako dokončený. Ještě pár sekund je možno tuto akci vrátit pro případ, že se člověk uklikne, nebo si to rozmyslí. Občas se to hodí.

Zde je potřeba zmínit, že úkol v Todoistu může mít jen dva stavy – otevřený (=nedokončený) a zavřený (=dokončený). To je trochu nevýhoda, pokud chcete Todoist používat jako nástroj projektového managementu, kde je často potřeba pracovat s více stavy (draft, waiting, preparation, in progress, completed, archived, apod.).  Tuto absenci lze obejít např. pomocí štítků.

Určitě všichni známe stav, kdy se nám kumulují úkoly, které jsme nestihli, případně jsme nějakou chvíli seznam úkolů neaktualizovali a máme tak spoustu překážejících položek na začátku seznamu. Todoist pro tento případ nabízí užitečnou funkci Přeplánovat – když na ni kliknete, tak můžete změnit hromadně termín opožděných úkolů. Hodí se to třeba v případě, kdy se potřebujete zabývat jen naplánovanými dnešními úkoly a přesunutím zpožděných si vyčistíte přehled a přesunete je na zítřek/příští týden. Ale bylo by lepší kdyby šlo takto úkoly přesouvat selektivně – tedy některé na zítřek, některé na příští týden apod.

Další funkcí v Todoistu jsou filtry – můžete si nastavit vlastní filtry úkolů podle různých kritérií a ty uložit pro budoucí použití.

Karma – body za aktivitu

Todoist Vás za každý splněný úkol odmění jedním bodem, které postupně sbíráte na svém účtu. Pro vyšší motivaci a uspokojení z dokončených úkolů si můžete nastavit denní a týdenní cíle, které se pak také zohledňují v bodování. Je určená spíše pro aktivní uživatele, kteří časem získávají vyšší hodnosti. Dosáhl jsem úrovně Grandmaster, což je druhý nejvyšší stupeň, ale požadavky na nejvyšší je tak vysoký, že mě to již více nemotivuje 🙂

 

Todoist a GTD

GTD (Getting Things) Done je velmi oblíbený přístup k řešení osobní produktivity. Todoist je v tomto směru velmi vstřícný a lze z něj udělat velmi snadno GTD plánovač. Brzy na toto téma připravíme samostatný článek.

Cena Todoist

Základní verze je zdarma. Nabízí neomezený počet úkolů a možnost přidat max. 5 aktivních projektů, 3 filtry, 5 MB souborů týdně. Není zde omezení na počet zařízení, jako je to u jiných platforem.

Dále se nabízí placené verze Todoistu:

Todoist Pro – 4€ za měsíc, tedy 48€ za rok. To je částka, která je pro aktivní uživatele ještě přijatelná, ale pro méně aktivní uživatele už může představovat překážku. Hlavní rozdíl je ve vyšším počtu aktivních projektů – 300 oproti pěti v bezplatné verzi. Dále je vyšší limit filtrů pro vyhledávání (150), vyšší limit pro uploadované soubory, remindery a další.

Todoist Business – 6€ za uživatele za měsíc, tedy 72€ za rok pro jednoho uživatele. Tento tarif je určen pro větší týmy, nabízí také sdílenou Schránku a další týmové funkce.

Platformy a integrace

• Zapier, IFTTT, Alexa, Integrately, Pabbly
• pluginy do Firefox, Chrome, Opery, Safari pro přidání úkolu z webu včetně URL
• Jira, Slack, Trello, Zoho
• Gmail, Google Kalendář, Evernote, , MS Outlook, Fantastical
• Toggl, Time Doctor
• A mnoho dalších

 

Produkt: Todoist
Web: www.todoist.com